Hoy intervine en la Universidad de Almería, dentro del Foro de los Consejos Sociales de las Universidades Públicas de Andalucía, que organizó una interesante Jornada sobre Control Interno. Hablamos sobre el modelo COSO que lo presenta, en cualquier tipo de organización (pública o privada) como conjunto de practicas diseñadas, implementadas y mantenidas por los responsables de la entidad para proporcionar un grado de seguridad razonable en su funcionamiento, de acuerdo con la normativa de aplicación y una adecuada gestión, que los recursos disponibles se dedican al cumplimiento de los objetivos de la entidad, la fiabilidad de la información, financiera o de otro tipo, que emana de la organización, así como la salvaguarda de los activos y recursos de la entidad.
En el marco de las tres líneas de defensa, encontramos los Comités de Auditoría, que se han revelado, desde hace tiempo, como instrumentos adecuados y eficaces para el control económico-financiero del sector público y privado. Por ello, las legislaciones más avanzadas no han dudado en potenciar su existencia atribuyéndoles la necesaria independencia y competencias claras, amplias y de importantes contenidos mínimos.
La legislación mercantil española, de acuerdo con las directivas comunitarias, exige a las sociedades cotizadas (Ley 31/2014, de 3 de diciembre, por la que se modifica la Ley de Sociedades de Capital para la mejora del gobierno corporativo. BOE» núm. 293, de 4 de diciembre de 2014) mantener una comisión de auditoría dentro del Consejo de Administración (artículo 529 terdecies) compuesta exclusivamente por consejeros no ejecutivos nombrados por el consejo de administración, dos de los cuales, al menos, deberán ser consejeros independientes y uno de ellos designado teniendo en cuenta sus conocimientos y experiencia en materia de contabilidad o auditoría (artículo 529 quaterdecies).
La política del Instituto de Auditores Internos, tanto en su sección española (IAI) como internacional (IIA) es recomendar la creación de estos órganos para asistir a los consejos de administración en sus responsabilidades referidas a las políticas contables, al control interno e información financiera. Para ello, debe mantener líneas de comunicación con los auditores internos y externos, pero también con los órganos de gobierno y los responsables de la gestión financiera.
Desde los años noventa, las universidades del Reino Unido responden a las crecientes exigencias de transparencia y rendición de cuentas (accountability) con comités de auditoría que examinan las limitaciones y salvedades que puedan surgir de los informes provisionales y finales de auditoría, incluyendo la revisión de las alegaciones. Estas son, en líneas generales, sus principales características:
- Los miembros del Comité de Auditoría no deben tener ninguna responsabilidad económica ni capacidad decisoria en la gestión de la institución, sugiriendo un número de miembros entre tres y cinco.
- Los auditores internos y externos deben asistir a las reuniones, especialmente cuando se examina el área de su responsabilidad; se garantiza que puedan solicitar la celebración de una reunión si lo considerasen necesario y, al menos una vez al año, el comité debe reunirse con los auditores externos sin la presencia de ningún representante institucional.
- Para garantizar la transparencia y la eficacia del control, el comité está autorizado por los órganos rectores a investigar cualquier actividad dentro de los términos de referencia. En efecto, puede exigir la información que necesite de cualquier empleado y todos ellos deben cooperar con cualquier petición realizada por el comité. También puede obtener ayuda profesional externa, legal o de cualquier otro tipo y garantizar la asistencia de personas con experiencia y conocimientos relevantes, si así lo considerase necesario.
En definitiva, son esenciales para el cumplimiento de las recomendaciones de auditoría, comprobando que se toman las medidas adecuadas para corregir las limitaciones y salvedades denunciadas en los informes de los auditores internos o externos. Esto exige:
- Composición reducida.- Su número no debería sobrepasar los cinco miembros a fin de obtener quórum, operatividad y, sobre todo confidencialidad.
- Convocatoria regular.- Para un ejercicio efectivo de las competencias de control, el comité debe reunirse con frecuencia y regularidad.
- Seguimiento efectivo de los informes del órgano de control.- Durante sus reuniones, el Interventor o Auditor Interno (que deberían asistir en todo caso) informarán de cuantas vicisitudes consideren convenientes: reparos efectuados, discrepancias en las mesas de contratación, evidencias en las pruebas de auditoría, etc. Al menos una vez al año, debería invitarse a los auditores privados, si existen, para que expliquen su opinión sobre las cuentas anuales.
En definitiva, el comité de auditoría juega un papel clave en el marco de gobernanza y requiere un considerable compromiso por parte de sus miembros, cuya labor no debe ser superficial. Para ser plenamente eficaz, el excelente Manual de Comités de Auditoría de las universidades inglesas (Handbook for Members of Audit Committees in Higher Education Institutions) recomienda que sus miembros, además de ser diligentes, deben estar “dispuestos a invertir el tiempo necesario para comprender la institución y la sustancia de los acuerdos y transacciones complejas, así como garantizar que existe un proceso eficaz de gestión de riesgos y que los estados financieros presentados se entienden razonablemente”.
De todas las importantes misiones del comité, debemos destacar las relaciones con la Auditoría Interna. Es habitual que el comité tenga canales para facilitar la comunicación confidencial con el auditor interno, con reuniones periódicas programadas y otros muchos contactos informales con el presidente del comité. Sin embargo, su principal misión, en esta área, será hacer todo lo posible para garantizar que la auditoría interna tiene:
- Estatus suficiente, el respeto y el apoyo dentro de la institución; no un cementerio de elefantes.
- Acceso sin restricciones a todos los registros, bienes, personal y locales.
- Autorización para obtener toda la información y explicaciones que considere necesario.
- Los recursos humanos necesarios para llevar a cabo su trabajo con eficacia.
Se trata de un tema con gran interés para los Consejos Sociales de Universidad, que llevan años profundizando en su implantación efectiva.
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